Obligation d’établir un bulletin de paie
Sous peine de sanctions civiles et pénales, vous avez, en tant qu’employeur, l’obligation de délivrer un bulletin de salaire au salarié qui travaille pour vous. Il doit lui être remis périodiquement, à l’occasion de chaque paie (mois, quinzaine, etc…).
Cette remise peut s’effectuer par tout moyen (remise en main propre, voie postale, etc..), sauf disposition conventionnelle ou usage imposant une modalité particulière. Il peut aussi être remis sous forme électronique avec l’accord du salarié. Dans tous les cas, vous devez en conserver un double pendant au moins 6 ans.
Contenu du bulletin de paie
Si la forme du bulletin de paie est libre, il doit comporter certaines mentions obligatoires. Toutefois, une présentation uniformisée est mise en œuvre pour en améliorer la lisibilité et simplifier la présentation de certaines informations à mentionner sur le bulletin. Cette présentation standardisée est obligatoire pour tous les employeurs depuis le 1er janvier 2018.
Depuis 2019, La fiche doit mentionner les éléments suivants :
Zone |
Eléménts |
Zone 1 : identification de l'employeur et du salarié |
|
Zone 2 : salaire |
|
Zone 3 : cotisations et contributions sociales |
|
Zone 4 : net à payer et net imposable |
Montant net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source |
Zone 5 : mentions finales |
|
Le salarié peut contester le montant ou l’exactitude de sa fiche de paie pendant 3 ans à compter de sa remise.
L’employeur ne doit pas faire figurer sur la fiche de paie du salarié l’exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel.
La nature et le montant de la rémunération liée à l’activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie.
Exception à l’obligation d’établir un bulletin de paie
Si, en tant qu’employeur, vous vous acquittez des principales obligations administratives liées au recrutement et à l’emploi d’un salarié au moyen d’un titre emploi-service entreprise (TESE), vous n’êtes pas contraints d’établir un bulletin de paie : le titre simplifié s’y substitue.
En effet, les entreprises peuvent utiliser les TESE pour réaliser leurs formalités liées à l’embauche et leurs déclarations sociales dont la délivrance du bulletin de paie.
Pour ce faire, si vous avez adhéré au service TESE, vous devez transmettre ensuite chaque mois une déclaration contenant des informations destinées au calcul des cotisations et contributions sociales au moyen d’un volet social à partir de laquelle le centre national du TESE :
- calcule les cotisations dues et met à votre disposition un décompte des cotisations sociales
- et établit ou met à votre disposition le bulletin de paie et l’attestation fiscale pour les salariés.
Conseil ARAPL
En tant qu’employeur, vous êtes donc tenu (sauf certaines exceptions telles que dans le cas du TESE) de remettre à votre salarié un bulletin de paie, sous peine de sanctions civiles et pénales. Vous voyez que si le bulletin de salaire n’est soumis à aucune condition de forme, il comporte des mentions obligatoires exigées par le code du travail et/ou la Convention Collective applicable à votre secteur d’activité.
Nous ne pouvons qu’insister sur la nécessité de recourir aux services d’un expert-comptable pour l’établissement de vos bulletins de salaires, calcul des cotisations et déclarations aux organismes sociaux via la DSN (Déclaration Sociale Nominative), et pouvoir bénéficier ainsi, de l’appui de ce spécialiste qui vous apportera toutes les garanties compatibles avec un strict respect de la législation.
