Sommaire
Le contexte
Entreprises concernées
Lors de l’embauche d’un salarié, l’employeur est soumis à un certain nombre d’obligations.
Il doit notamment :
- établir un contrat de travail,
- effectuer une déclaration préalable d’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF,
- et, depuis le 1er novembre 2023, communiquer au salarié embauché un ou plusieurs documents écrits contenant les principales informations relatives à la relation de travail (C. trav., art. R. 1221-34 s.).
Cette dernière obligation découle de la loi du 9 mars 2023 qui transpose en droit français la directive 2019/1152 du 20 juin 2019 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l’Union européenne.
En principe, tout salarié, quel que soit son contrat de travail (CDI, CDD), à temps plein ou à temps partiel, est en droit d’obtenir ces informations.
Remarque : Par exception, l’obligation d’information ne s’applique pas dans deux cas :
- lorsque l’employeur et le salarié utilisent le CESU dans les conditions permettant de s’exonérer de la rédaction d’un contrat de travail (CDD ou temps partiel) écrit.
- La même dispense s’applique aux employeurs qui utilisent le dispositif de déclaration simplifiée pour les artistes, dit GUSO (Guichet unique du spectacle occasionnel) pour lesquels des dispositions particulières s’appliquent.
Quelles informations ?
14 informations obligatoires
L’employeur doit communiquer au salarié embauché :
- l’identité des parties à la relation de travail ;
- le(s) lieu(x) de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;
- l’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;
- la date de début de la relation de travail ;
- la date de fin de la relation de travail ou la durée prévue de celle-ci, en cas de conclusion d’un contrat à durée déterminée (CDD) ;
- en cas de recours à un salarié temporaire, l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est ;
- le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ;
- le droit à la formation octroyé par l’employeur ;
- la durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;
- en cas de cessation de la relation de travail, la procédure à observer par l’employeur et le salarié ;
- les éléments constitutifs de la rémunération, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
- la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence lorsqu’est mis en place un dispositif d’aménagement du temps de travail, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes ;
- les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement ;
- les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées.
Remarque : La communication des informations mentionnées aux 7° à 12° et 14° ci-dessus peut prendre la forme d’un renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables.
Quand les communiquer au salarié ?
Dans les 7 jours de l’embauche : les informations mentionnées aux 1° à 5°, 7° et aux 11° et 12°.
Dans le mois de l’embauche : les autres informations.
Recours du salarié
Si une ou plusieurs informations obligatoires ne lui ont pas été communiquées, le salarié peut en faire la demande à son employeur qui dispose alors d’un délai de 7 ou 30 jours selon la nature de l’information.
Les modèles de document d’information que vous pouvez utiliser
Pour faciliter la mise en œuvre de cette obligation, un arrêté du 3 juin 2024 a fixé 5 modèles de documents.
Important : Chaque modèle doit être personnalisé par l’employeur selon sa situation et si des changements législatifs, réglementaires ou conventionnels sont intervenus après le 16 juin 2024.
- Annexe 1 : modèle de document unique regroupant les 14 informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié ;
- Annexe 2 : modèle de document regroupant les 8 informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié sous 7 jours ;
- Annexe 3 : modèle de document regroupant les 6 informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié sous 30 jours ;
- Annexe 4 : modèle de document regroupant les informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié appelé à travailler à l’étranger ;
- Annexe 5 : modèle de document regroupant les informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié détaché.
Comment transmettre ces informations aux salariés ?
L’employeur adresse les informations :
- sous format papier, par tout moyen conférant date certaine ;
- ou sous format électronique, sous réserve que :
- le salarié dispose d’un moyen d’accéder à l’ information sous ce format ;
- les informations puissent être enregistrées et imprimées ;
- l’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.
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