Petit rappel : dans quelles conditions une dépense est déductible ?
Pour être déductibles, vos dépenses doivent répondre à l’ensemble des conditions suivantes :
- Être engagées dans l’intérêt direct de votre activité professionnelle et dans l’objectif de développer vos recettes, ce qui exclut les dépenses d’ordre personnel ;
- Se rattacher à une gestion normale de votre activité (c’est-à-dire ne pas être excessives, ni fictives) ;
- Être comptabilisées au cours de l’année à laquelle elles se rapportent ;
- Ne pas être la contrepartie d’une immobilisation (les petits matériels industriels et les matériels de bureau et logiciel peuvent être, par tolérance fiscale, comptabilisés en charges si leur montant reste inférieur ou égal à 500 € HT) ;
- Être effectivement acquittées et s’appuyer sur des pièces justificatives, notamment des factures, tickets de caisse… ;
- Ne pas être exclues du résultat fiscal par des dispositions légales ou règlementaires.
A contrario, ne sont donc pas déductibles les dépenses que toute personne de même condition serait amenée à supporter dans les circonstances courantes de la vie et en dehors de l’exercice de toute activité professionnelle.
Les frais exclusivement liés à votre profession déductibles
Toutes vos dépenses qui sont exclusivement professionnelles ne posent pas de soucis pour ce qui est de la question de la déductibilité : elles seront intégralement déductibles. On pense aux fournitures de bureau, aux frais postaux, de documentation professionnelle, aux cotisations versées à votre Ordre professionnel, à l’achat de petit matériel et mobilier (en dessous de 500 HT par unité…) ou encore aux loyers versés pour la location du matériel et mobilier à usage professionnel.
Il vous faudra juste bien conserver les justificatifs.
Petite astuce : vous pouvez par exemple installer une deuxième ligne téléphonique, à côté de celle propre à votre domicile, et déduire ainsi vos frais professionnels de téléphone et d’internet ! Car évaluer la part d’utilisation professionnelle/personnelle d’un unique accès internet dans le cadre des dépenses mixtes serait beaucoup plus compliqué…
Focus sur le sujet délicat de la déductibilité des frais de repas
L’Administration admet, sous certaines conditions, la déductibilité des seuls frais « supplémentaires » de repas exposés régulièrement sur le lieu d’exercice de votre activité.
Toutefois, les frais supplémentaires de repas doivent résulter de l’exercice normal de la profession et non de simples convenances personnelles. Cette condition est réputée remplie lorsque la distance entre les lieux d’exercice et votre domicile fait obstacle à ce que le repas soit pris au domicile. Seulement, dans votre cas, votre cabinet est à votre domicile donc aucune condition de distance ne peut être remplie et vous ne pourrez donc pas justifier la déduction de ces frais.
Quid des repas d’affaires ?
Les frais correspondants à des repas d’affaires ou des repas pris dans le cadre de voyages professionnels (formations, séminaires…) sont déductibles s’ils sont dans l’intérêt de votre activité, qu’ils sont justifiés et qu’ils sont dans un rapport normal avec votre activité et l’avantage que vous en attendez.
Et les frais de réception à domicile dans tout ça ?
Les dépenses relatives à l’organisation de repas d’affaires à votre domicile peuvent être admises en déduction, sous réserve que vous démontriez l’existence d’un lien direct avec l’exercice de la profession et que vous disposiez de pièces justificatives détaillées (on ne le répètera jamais assez, les pièces justificatives c’est le plus important, donc toujours à bien conserver !). Le lien direct avec l’exercice de votre profession doit être prépondérant. Ainsi, par exemple, vous ne pourriez pas, à l’occasion de votre mariage, considérer que les frais de réception exposés à cette occasion soient déductibles parce que certains invités font partis de votre clientèle.
Donc petit conseil : afin d’éviter toute difficulté, pour chaque repas d’affaires, demandez un justificatif et portez l’identité des bénéficiaires au dos de ceux-ci.
Le cas des dépenses mixtes
Lorsque votre domicile est aussi le lieu de votre activité libérale, de nombreuses dépenses servent à la fois pour votre vie professionnelle et votre vie personnelle : c’est donc ce qu’on appelle des « dépenses mixtes » professionnelles/privées.
On peut citer à titre d’exemples de dépenses mixtes : le loyer de votre appartement, les frais de chauffage ou encore le salaire d’un employé à domicile pour l’entretien du logement…
Les critères qui permettent de fixer le « coefficient d’utilisation professionnelle » des dépenses mixtes diffèrent en fonction de la nature de ces dépenses. Les coefficients d’utilisation professionnelle sont fixés sous votre responsabilité compte tenu de vos propres conditions d’exploitation.
Il convient d’attacher beaucoup de soin à la détermination de ces coefficients d’utilisation afin de vous ménager les meilleurs moyens de preuve en cas de contrôle fiscal.
Comment déterminer les coefficients d’utilisation professionnelle
des principales dépenses mixtes ?
Loyer d’un appartement |
Surface utilisé à titre professionnel (1)/ Surface totale |
Salaire d’une femme de ménage |
Nombre d’heures d’activité au sein du cabinet / Nombre d’heures total d’activité |
Frais de chauffage d’un appartement utilisé à titre professionnel et privé |
Nombre d’éléments de chauffage installés dans le cabinet / Nombre total d’éléments de chauffage |
(1) Cette surface doit correspondre à celle déclarée pour l’établissement de la cotisation foncière des entreprises (CFE) |
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Pour la surface utilisée à titre professionnelle nécessaire à l’établissement de la CFE, vous devrez la déclarer sur le formulaire n° 1447-C-SD « Déclaration initiale de cotisation foncière des entreprises », dans cet encadré :
Pour les autres situations, vous devez donc définir votre propre méthodologie de détermination de la quote-part professionnelle des dépenses mixtes selon des critères objectifs et motivés !
Il ne faut pas non plus oublier les dépenses mixtes car communes à plusieurs activités. En effet, en plus de votre activité libérale, vous pouvez avoir une activité salariée. Vous pourriez donc avoir des dépenses à la fois en tant que professionnel libéral/salarié. Et même professionnel libéral/salarié/personnel !
Si vous relevez donc de catégories d’imposition différentes : BNC et traitements et salaires par exemple, vous pouvez répartir au prorata des recette brutes de chaque activité l’ensemble des dépenses payées indistinctement pour l’exercice de ces différentes activités. Vous devez rattacher à la catégorie d’imposition déterminée les dépenses qui lui sont spécifiques.
Un exemple, c’est plus parlant !
Vous êtes médecin libéral et exercez en parallèle à l’hôpital en tant que salarié.
Vos recettes en libéral : 100 000 euros
Votre salaire annuel brut : 30 000 euros
Total : 130 000 euros.
Vous utilisez un véhicule pour les déplacements liés à votre activité libérale et à l’activité salariée. Pour vos besoins personnels, vous avez un autre véhicule.
Vous avez effectué 28 900 km dans l’année avec le véhicule professionnel dont 6 600 km dans le cadre de l’activité salariée et 22 300 km dans le cadre de votre activité libérale. Le total des frais de voiture est de 8000 euros. Par ailleurs, vous avez payé des frais de congrès au profit de l’activité salariée et de l’activité libérale pour un montant de 2 600 euros.
- Dans la catégorie BNC : Vous pourrez déduire :
– 8000 x 22 300 km/28 900 km = 6 173 euros pour les frais de voiture
– 2 600 x 100 000 / 130 000 = 2000 pour les frais de congrès
- Si vous optez pour les frais réels au titre de votre activité salariée, , vous pourrez déduire sur la déclaration n° 2042 à la rubrique « frais réels activité salariée » :
– 8000 x 6600 km/28 900 km = 1 827 euros au titre des frais de voiture
– 2 600 x 30 000 / 130 000 euros = 600 euros pour les frais de congrès
Soit une déduction totale de 2427 euros.
A ces frais, il faudra ajouter éventuellement les autres frais réels propres à cette activité salariée.
Dans le cas contraire, vous bénéficierez d’une déduction forfaitaire de 10 % qui couvrira l’ensemble des frais en rapport à votre salariat (30 000 euros x 10 % = 3000 euros).
Le conseil ARAPL
Ce petit tour d’horizon des frais déductibles dans le cadre de votre exercice à domicile a pu vous montrer que, si de nombreuses dépenses peuvent faire diminuer vos impôts, il est important de vous imposer une méthodologie stricte pour les comptabiliser et bien conserver toutes les pièces justificatives afférentes !
